Zařízení má stanovena základní pravidla pro jednání se zájemcem o službu. S případným zájemcem je domluveno jednání, kterého se zúčastní sám zájemce, jeho rodinní příslušníci, případně jeho zákonný zástupce a pověření pracovníci našeho zařízení. Zájemce je seznámen se zařízením, s rozsahem poskytovaných služeb a dalšími základními informacemi, které se týkají přijetí do našeho zařízení. Pokud zájemce splňuje podmínky poskytované služby a má zájem o nabízenou službu, obdrží k vyplnění formulář „Žádost o přijetí do Domova pro seniory Vrchlabí“. Po zaslání vyplněné žádosti a vyjádření lékaře o jeho zdravotním stavu na adresu Domova pro seniory Vrchlabí do rukou vrchní sestry je provedeno se žadatelem sociální šetření. Na základě jeho výsledku je komisí rozhodnuto o přijetí, popřípadě zamítnutí žádosti. V případě zamítnutí je zájemci nabídnuta pomoc při řešení jeho nepříznivé sociální situace. V případě přijetí žádosti je žádost zařazena do pořadníku žadatelů. Pokud je uvolněná kapacita zařízení, je se žadatelem na základě zjišťování jeho přání a potřeb a možností poskytovatele uzavřena „Smlouva o poskytnutí služby sociální péče“, která stanoví rozsah a podmínky poskytovaných služeb. Smlouva je uzavřena na základě oboustranné dohody v den jeho nástupu do zařízení.